طبق تعریف، یک رویداد ویژه، گرد همایی از انسانهاست که معمولا" از چندین ساعت تا چندین روز طول می کشد و به منظور جشن، بزرگداشت، فروش، آموزش دادن و یا مشاهده تلاش افراد طراحی می شود. این تعریف شخصی من از رویداد است و تلاش شده تا حد امکان تعریفی جامع باشد. دکتر جو جف گلدبلت ، یکی از صاحب نظران در حوزه رویدادهای ویژه، تعریفی مشابه و شاید کمی کلی تر دارد که بیان می کند، یک رویداد ویژه، لحظه ای منحصر به فرد در زمان است که با رسوم وتشریفات برای برآورده کردن نیازهای خاص برگزار می شود.)گلدبلت؛2002،صفحه 6)، از طرف دیگر گتز (1997،صفحه 4) دو تعریف از دیدگاه سازمان دهنده رویداد واز دیدگاه میهمان، ارائه می دهد، به ترتیب: • "یک رویداد ویژه، رویدادی است که یک بار و یا به صورت نامتناوب، خارج از برنامه ها یا فعالیت های معمولی حمایت کننده مالی یا بدنه سازمان دهی اتفاق می افتد." • "از نظر مشتری یا میهمان، یک رویداد ویژه، فرصتی برای تفریح، معاشرت یا یک تجربه فرهنگی خارج از محدوده گزینه های معمول یا فراتر از تجربه روزمره می باشد." هر دو تعریف، به یک اندازه در تعریف رویدادهای ویژه به عنوان زمانهایی لزوما" منحصر به فرد و خاطره انگیز برای افراد، اتفاق نظر دارند. اغلب، این رویداد ها، به سادگی یک جشن تولد برای یک بچه هستند که نیازمند اختصاص چند ساعت (که می تواند همراه با زحمت زیاد باشد) از وقت مادر برای سازماندهی این جشن است. سایر رویدادها - به ویژه رویدادهایی که ما در این کتاب به آن می پردازیم- بسیار بزرگ و پیچیده هستند و نه تنها نیازمند یک نفر، بلکه نیازمند یک تیم کامل از متخصصان برای سازماندهی آن می باشند.
